Если вы любите составлять графики, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может вам подойти.
Рейтинг профессии
История
Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:
- Давать советы хозяину.
- Держать в секрете все, что ему известно.
Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .
Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.
Требования к первому российскому делопроизводителю:
- Дворянин из знатного рода.
- Мужчина.
Высокообразованный.- Способность давать советы по любому жизненному вопросу.
Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:
- Секретарь должен быть не один, а несколько.
- Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.
После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.
Описание
Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря.
Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.
На каких специальностях учиться
В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.
Специальности, с которыми можно получить профессию секретаря:
- Менеджмент.
- Страховое дело.
- Бухгалтерский учет анализ и аудит.
- Таможенное дело.
Где учиться
Смотря какой уровень образования интересует, профессию секретаря можно получить в различных учебных заведениях:
- Средне-специальное - в техникуме.
- Средне-профессиональное – в ПТУ.
- Высшее образование - в институте.
Обязанности:
- Регистрация входящих и исходящих документов.
- Обслуживание руководителя и его посетителей.
- Создание рабочего плана для руководителя.
- Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
- Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).
Кому подойдет
Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:
- Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
- Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
- Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
- Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
- Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.
Заработная плата
В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 - 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.
У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.
Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.
Как устроиться
Вначале необходимо отправить резюме на предприятие, где вы желаете работать. После чего вам позвонят и пригласят на собеседование.
- Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:
- Сфера деятельности.
- Миссия компании.
- Цели организации.
2. Почитайте материалы о профессии секретаря. Нередко на собеседовании спрашивают о том, что именно привлекло в выбранной профессии, что означает делопроизводство, виды документооборота?
3. Форма одежды при устройстве на работу. Лучше всего на собеседование прийти в строгом стиле.
Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос – ответ). Интервьюер будет задавать вопросы, а вы отвечать.
- На интервью стоит вести себя уверенно.
- Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
- Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
- Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
- Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.
Вопросы о зарплате будут уместны, если на сайте работодателя не указано стоимости работы по интересующей вас должности.
6. В конце собеседования вам предложат заполнить анкету.
7. После того как собеседование закончится, вас попросят подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя проверит информацию о потенциальном сотруднике. Если все будет в порядке вам позвонят и пригласят выйти на работу.
Карьера
Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:
- Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
- Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
- Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.
Перспективы
Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.
Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.