Профессия "Секретарь"

Секретарь делает записи и разговаривает по телефону

Если вы любите составлять графики, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может вам подойти.

Рейтинг профессии

Востребованность
83%
Оплачиваемость
37%
Конкуренция
32%
Входной барьер
21%
Перспективы
44%

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

  • Давать советы хозяину.
  • Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

  • Дворянин из знатного рода.
  • Мужчина.
  • Секретарь во времена Екатерины второйВысокообразованный.
  • Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

  • Секретарь должен быть не один, а несколько.
  • Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Описание

Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря.

Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

На каких специальностях учиться

В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.

Специальности, с которыми можно получить профессию секретаря:

  • Менеджмент.
  • Страховое дело.
  • Бухгалтерский учет анализ и аудит.
  • Таможенное дело.

Где учиться

Смотря какой уровень образования интересует, профессию секретаря можно получить в различных учебных заведениях:

  • Средне-специальное - в техникуме.
  • Средне-профессиональное – в ПТУ.
  • Высшее образование - в институте.

Обязанности:

  • Регистрация входящих и исходящих документов.
  • Обслуживание руководителя и его посетителей.
  • Создание рабочего плана для руководителя.
  • Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
  • Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).

Кому подойдет

Секретарь обрабатывает документыПотенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

  1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
  2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
  3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
  4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
  5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Заработная плата

В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 - 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.

У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.

Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.

Как устроиться

Вначале необходимо отправить резюме на предприятие, где вы желаете работать. После чего вам позвонят и пригласят на собеседование.

  1. Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:
  • Сфера деятельности.
  • Миссия компании.
  • Цели организации.

2. Почитайте материалы о профессии секретаря. Нередко на собеседовании спрашивают о том, что именно привлекло в выбранной профессии, что означает делопроизводство, виды документооборота?

3. Форма одежды при устройстве на работу. Лучше всего на собеседование прийти в строгом стиле.

Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос – ответ). Интервьюер будет задавать вопросы, а вы отвечать.

  1. На интервью стоит вести себя уверенно.
  2. Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
  3. Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
  4. Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
  5. Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.

Вопросы о зарплате будут уместны, если на сайте работодателя не указано стоимости работы по интересующей вас должности.

6. В конце собеседования вам предложат заполнить анкету.

7. После того как собеседование закончится, вас попросят подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя проверит информацию о потенциальном сотруднике. Если все будет в порядке вам позвонят и пригласят выйти на работу.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

  • Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
  • Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
  • Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

Понравилось? Поделись: